Hướng dẫn tra cứu và tải hóa đơn điện tử Sinvoice nhanh chóng

Vì sao cần biết cách tra cứu hóa đơn điện tử?

Khác với hóa đơn giấy được lưu trong tủ hồ sơ, hóa đơn điện tử tồn tại dưới dạng dữ liệu số nên cần biết đúng công cụ và thao tác để tìm lại khi cần — phục vụ đối chiếu công nợ với khách hàng, quyết toán thuế cuối năm hoặc giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Cách 1 — Tra cứu trên cổng tra cứu của người bán

Mỗi doanh nghiệp sử dụng Sinvoice đều có một đường link tra cứu hóa đơn riêng, thường được in trên hóa đơn hoặc gửi kèm khi giao dịch. Người mua chỉ cần nhập mã tra cứu, số hóa đơn và mã số thuế người bán để xem và tải hóa đơn mà không cần tài khoản đăng nhập.

Cách 2 — Tra cứu trên cổng của Tổng cục Thuế

Truy cập cổng tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, nhập mã hóa đơn hoặc thông tin người bán/người mua để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn — đây là cách xác thực hóa đơn có thực sự được cơ quan thuế ghi nhận hay không, thường dùng khi cần đối chiếu hoặc phát hiện hóa đơn nghi ngờ giả mạo.

Cách tải và lưu trữ hóa đơn đúng chuẩn

Hóa đơn điện tử nên được tải về ở cả hai định dạng: file XML (dữ liệu gốc có giá trị pháp lý, dùng để đối chiếu và khai thuế) và file PDF (bản thể hiện, dễ đọc và lưu trữ nội bộ). Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu theo thời hạn quy định của pháp luật kế toán, tốt nhất nên sao lưu định kỳ trên nhiều nơi để tránh mất dữ liệu.