Hướng dẫn ký hóa đơn điện tử bằng chữ ký số Viettel-CA trên Sinvoice

Chuẩn bị trước khi ký hóa đơn điện tử

Đảm bảo chữ ký số (USB Token hoặc chứng thư số HSM) còn hiệu lực và đã được cài đặt, kích hoạt trên máy tính hoặc hệ thống phát hành hóa đơn. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin hóa đơn — tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất — trước khi ký, vì hóa đơn sau khi ký số và phát hành sẽ không thể chỉnh sửa trực tiếp mà phải lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế.

Các bước ký hóa đơn điện tử trên Sinvoice

Bước 1 — Đăng nhập tài khoản quản trị Sinvoice, chọn hóa đơn ở trạng thái nháp cần ký.

Bước 2 — Kiểm tra lại toàn bộ nội dung hóa đơn hiển thị trên màn hình xem trước.

Bước 3 — Chọn chức năng ký số, cắm USB Token (nếu dùng Token) và nhập mã PIN khi được yêu cầu; với chữ ký số HSM, hệ thống sẽ tự động ký mà không cần thao tác thủ công.

Bước 4 — Xác nhận phát hành sau khi ký thành công; hóa đơn sẽ được gửi mã xác thực đến cơ quan thuế và gửi cho người mua qua email hoặc cổng tra cứu.

Ký hóa đơn hàng loạt với khối lượng lớn

Với doanh nghiệp phát hành hàng trăm đến hàng nghìn hóa đơn mỗi ngày, thao tác ký thủ công từng hóa đơn bằng USB Token sẽ mất nhiều thời gian và dễ gián đoạn khi Token gặp lỗi kết nối. Trường hợp này nên chuyển sang chữ ký số HSM, cho phép hệ thống Sinvoice tự động ký số toàn bộ hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch mà không cần con người can thiệp.

Xử lý lỗi thường gặp khi ký hóa đơn

Lỗi "Không nhận diện được thiết bị ký số": kiểm tra lại cổng USB, cài đặt lại driver Token hoặc đổi cổng cắm khác. Lỗi "Chứng thư số hết hạn": cần gia hạn chữ ký số ngay để không gián đoạn việc phát hành hóa đơn. Nếu lỗi vẫn tiếp diễn, liên hệ hotline kỹ thuật Viettel để được hỗ trợ từ xa trong thời gian sớm nhất.