Xử lý hóa đơn sai sót: sai người mua, sai hàng hóa, sai số lượng đơn giá

Vì sao mỗi loại sai sót có cách xử lý khác nhau?

Hóa đơn điện tử sau khi ký số không thể chỉnh sửa trực tiếp. Tuy nhiên, tùy vào phần thông tin bị sai — thông tin người mua, thông tin hàng hóa hay số liệu tính tiền — pháp luật quy định các cách xử lý khác nhau, và thường có một cách được ưu tiên áp dụng trước khi cân nhắc các cách còn lại.

Hóa đơn chỉ sai tên và địa chỉ người mua (mã số thuế đúng)

Đây là trường hợp mã số thuế người mua và toàn bộ nội dung khác trên hóa đơn đều đúng, chỉ riêng tên và địa chỉ bị sai lệch. Có 3 cách xử lý:

Cách 1 (ưu tiên xử lý) — Giải trình và thông báo theo Mẫu 04/SS: hai bên không cần lập lại hóa đơn, chỉ cần lập văn bản giải trình sai sót gửi cơ quan thuế.

Cách 2 — Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin: điều chỉnh lại đúng tên và địa chỉ người mua, có tham chiếu đến hóa đơn gốc.

Cách 3 — Lập hóa đơn thay thế: lập hóa đơn mới thay thế hoàn toàn cho hóa đơn sai, ghi rõ nội dung thay thế cho hóa đơn nào.

Hóa đơn sai thông tin người mua (sai mã số thuế, tên, địa chỉ)

Áp dụng khi mã số thuế người mua bị sai (kèm theo có thể sai cả tên, địa chỉ) — đây là sai sót nghiêm trọng hơn trường hợp trên vì mã số thuế là căn cứ định danh người mua để kê khai thuế. Có 2 cách xử lý:

Cách 1 (ưu tiên xử lý) — Lập hóa đơn thay thế: lập hóa đơn mới với đúng mã số thuế, tên, địa chỉ người mua, ghi rõ thay thế cho hóa đơn số... ký hiệu... ngày...

Cách 2 — Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin: điều chỉnh lại đúng thông tin người mua trên cơ sở tham chiếu hóa đơn gốc.

Hóa đơn sai tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính

Áp dụng khi tên hàng hóa/dịch vụ hoặc đơn vị tính ghi trên hóa đơn không đúng với giao dịch thực tế, trong khi số lượng, đơn giá, thành tiền vẫn đúng. Có 2 cách xử lý, không quy định cách nào bắt buộc ưu tiên:

Cách 1 — Lập hóa đơn thay thế: lập hóa đơn mới ghi đúng tên hàng hóa/dịch vụ và đơn vị tính, thay thế cho hóa đơn sai.

Cách 2 — Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin: điều chỉnh lại đúng tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính trên cơ sở tham chiếu hóa đơn gốc.

Hóa đơn sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất...

Khi hóa đơn sai lệch về các số liệu ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền phải thanh toán hoặc số thuế phải nộp — số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất — cách xử lý duy nhất là lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ điều chỉnh tăng hoặc giảm so với hóa đơn gốc, có tham chiếu số và ngày của hóa đơn sai sót ban đầu. Không lập hóa đơn thay thế cho trường hợp này.

Lưu ý khi lựa chọn cách xử lý

Khi một trường hợp có nhiều cách xử lý, nên ưu tiên áp dụng cách được đánh dấu ưu tiên trước — thường là cách ít phát sinh thủ tục nhất và được cơ quan thuế khuyến khích. Luôn thông báo và thống nhất với người mua trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, đồng thời lưu giữ đầy đủ hóa đơn gốc cùng hóa đơn điều chỉnh/thay thế và văn bản giải trình (nếu có) để phục vụ đối chiếu khi quyết toán hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.