Hóa đơn điện tử là gì? Quy định theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được lập bởi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, thuế. Hóa đơn điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

So với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và thời gian xử lý, đồng thời hạn chế rủi ro thất lạc, giả mạo nhờ được ký số và lưu trữ tập trung.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hầu hết doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Phân loại hóa đơn điện tử phổ biến

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: được cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua, áp dụng phổ biến với đa số doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: áp dụng cho một số lĩnh vực đặc thù, doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: áp dụng cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng, có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử với Sinvoice

Bước 1 — Đăng ký sử dụng dịch vụ và được cấp tài khoản quản trị hóa đơn điện tử. Bước 2 — Khởi tạo mẫu hóa đơn theo nhận diện thương hiệu doanh nghiệp. Bước 3 — Lập và ký số hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ. Bước 4 — Gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua email hoặc cổng tra cứu trực tuyến; dữ liệu hóa đơn được truyền tự động đến cơ quan thuế theo quy định.